Susan O'Mahoney Holtzman es propietaria de una exitosa empresa de gestión de conferencias en el candente sector de la sanidad.
En los últimos 14 años, Holtzman se ha labrado un nombre con Complete Conference Management, cuenta con una plantilla de 17 personas con talento y dedicación, y tiene muchos clientes habituales entre una creciente cartera de grupos de médicos, hospitales, universidades y empresas médicas.
Muchas pequeñas empresas estarían encantadas de encontrarse en esta situación. Entonces, ¿por qué buscó Holtzman un "Miami Herald Small Business Makeover"?
Holtzman dijo que quería instituir un nuevo cargo que le permitiera delegar gran parte de sus tareas cotidianas de gestión, liberándola para un trabajo más estratégico. También quería explorar formas de mejorar la infraestructura de su empresa: sistemas informáticos, recursos humanos, procedimientos operativos estándar, etc. - a medida que crece.
Bud Davis, asesor de SCORE Miami-Dade que dirigió el Miami Herald Small Business Makeover, habló de muchas de estas cuestiones con Holtzman. Pero lo que más animó a Davis, empresaria que ha inventado productos y dirigido empresas, incluida una compañía de dotación de personal, es a pensar de forma aún más global.
Dar el salto
"El reto es mucho más que un método de funcionamiento mejorado y la continuación en la misma dirección de esta empresa que ya tiene éxito", afirma Davis. "Ha llegado el momento de que la empresa dé un gran salto adelante y comience el siguiente capítulo.
"Hay momentos en el desarrollo de un negocio en los que un paso a paso conservador no es la solución. Es el momento de dar un salto. La capacidad de reconocer y la fuerza para tomar estas decisiones son las señas de identidad de un verdadero líder empresarial."
Entonces, ¿cómo empieza a dar ese salto? Empieza por mirarte al espejo.
Holtzman se encuentra en la fase de crecimiento a la que se enfrentan muchas pequeñas empresas de éxito. Es fácil seguir absorbido por las operaciones cotidianas, pero su amplia experiencia en el sector de la gestión y su supervisión son realmente más necesarias a nivel estratégico.
"No puede hacer más tiempo en un día. Cuando no puedes hacerlo, tienes que redefinir tu propio trabajo. Hay una cierta cantidad de trabajo al que tienes que renunciar y es difícil porque siempre lo has hecho. Tienes que empezar por arriba y ver cuáles son las cosas más importantes que deberías hacer", dijo Davis.
Tras trabajar en Baptist Health Systems durante siete años, Holtzman puso en marcha Complete Conference Management en 1997 como empresa de consultoría que podía dirigir desde casa, lo que le daba más flexibilidad como madre trabajadora.
Nunca soñó entonces que el negocio sería tan grande como lo es hoy. De hecho, dice que nunca ha hecho publicidad. Pero "nunca he dicho que no a los nuevos negocios", dijo Holtzman. "Siempre me centré en ofrecer un gran producto".
A medida que su empresa crecía, pasó de un dormitorio libre a un garaje reconvertido en espacio de oficinas alquilado, y ahora está intentando ampliar sus oficinas de Kendall por cuarta vez.
Explorar escenarios
Para empezar el cambio de imagen, Davis pidió a Holtzman que escribiera el trabajo de sus sueños y sus objetivos personales y profesionales. "Esto fue útil porque, como propietaria, me parecía un lujo que no me había dado. Al definir el papel que quiero tener y cuáles son mis puntos fuertes, pude definir mejor las responsabilidades que querría pasar a un nuevo papel o papeles en la empresa", dijo.
Davis señaló que tiene tres opciones: Seguir como hasta ahora con sus clientes y personal actuales; decidir que sí quiere dar el salto, pero preparándose para invertir dinero y tiempo en ello; o buscar un socio que pueda aportar ventajas estratégicas o plantearse vender el negocio a una entidad adecuada. También pasaron algún tiempo hablando de cómo serían esos tres escenarios y eso fue útil, dijo.
Aunque Holtzman sigue explorando sus opciones, ya ha empezado a llevar su negocio al siguiente nivel contratando a varios empleados nuevos, asumiendo una oleada de nuevos negocios y añadiendo formación en gestión para su personal. Los próximos pasos incluyen actualizar los sistemas informáticos y de marketing electrónico y trabajar en la mejora de las políticas internas para servir mejor a sus empleados.
Más consejos
Además de incorporar a ese asistente de alto nivel, liberándola para cuestiones más estratégicas, Davis también tenía este consejo, que es bueno para cualquier pequeña empresa:
- Fíjate en lo que no se hace ahora y hay que hacer. "Llevo una lista y la consulto a menudo", dice.
- Sigue implicando a su personal en la empresa en la medida de lo posible, incluso compartiendo la información financiera de la empresa. Ya había empezado a hacerlo con reuniones semanales, pero ahora comprende mejor su importancia. "Cuanto más conozcan la empresa, más se convertirán en tus socios", afirma Davis.
- Durante el proceso de revisión anual, pide a su personal que también evalúe cómo lo está haciendo. "Es un ejercicio estupendo", dijo Davis, "te sorprenderá lo que descubres".
- Pon en marcha un sistema que le permita ver rápidamente lo que ocurre en su empresa semanalmente. "Lo que me parece eficaz son los gráficos que incluyen tus objetivos para el año, lo que hiciste el año pasado y dónde estás actualmente. Puedes hacer un seguimiento de varios parámetros: ventas, márgenes brutos, márgenes netos, nuevos clientes, etc. Puedes ver rápidamente toda tu historia", afirma.
- Relaciónate con otros propietarios de pequeñas empresas. Davis le sugirió que se uniera a un grupo de propietarios, formado por empresarios de su mismo sector que no sean competidores directos. También podría relacionarse con propietarias y directoras generales de otros sectores, a través de grupos como la Asociación Nacional de Mujeres Empresarias.
Dijo que, como madre trabajadora, nunca tuvo tiempo para establecer contactos. "Este ejercicio me ayudó a darme cuenta de que necesito relacionarme más con otros empresarios para hablar con personas que hayan tenido los mismos problemas y experiencias que yo y de que sí, a menudo se está solo en la cima", dijo Holtzman.
Como parte del cambio de imagen de la pequeña empresa, Davis y Holtzman se reunieron cuatro veces y él se ofreció a reunirse con ella de nuevo cuando esté preparada. Ella quiere continuar la relación.
"Todo el ejercicio me volvió a motivar y me ayudó a reorientarme", dijo Holtzman. "Reunirme con él regularmente también me obligó a tomarme tiempo para pensar realmente en los cambios que quiero hacer".
